Zakelijke e-mails in de Duitse taal

Duits spreken is één ding, Duits schrijven is weer iets anders. Niet alleen vallen bij een geschreven tekst grammaticafouten eerder op dan bij een gesprek, ook bestaan voor brieven en e-mails in veel talen bepaalde conventies en vaste formuleringen. Het is niet voldoende om de Nederlandse tekst direct te vertalen of door een vertaalmachine te laten vertalen.

Hoe te beginnen?

De formele aanhef van een e-mail of brief (geachte) is in het Duits sehr geehrte(r). Als je een man aanspreekt, schrijf je Sehr geehrter Herr (Meier), bij een vrouw is het Sehr geehrte Frau (Schneider). Weet je de naam niet van degene voor wie de e-mail of brief bestemd is, dan schrijf je Sehr geehrte Damen und Herren. In een e-mail is het ook mogelijk om Hallo of Guten Morgen/Guten Tag te gebruiken, maar doe dat zeker niet bij een eerste contact. Schrijf altijd de naam achter Herr of Frau, want in het Duits is het niet mogelijk om Herr en Frau alleen als aanspreekvorm te gebruiken. Op de aanhef volgt een komma, en daarom begint een brief en ook een e-mail in het Duits met een kleine letter!

Herr en Herrn

Hoe zat het ook weer met Herr en Herrn? Een eenvoudige regel: Kun je het vervangen door hij, dan is het Herr; kun je het vervangen door hem, dan is het altijd Herrn. In de adresregel schrijf je dus Herrn Klaus Meier, omdat het aan de heer (aan hem) is. In de aanhef gebruik je Herr. Gemakkelijker is het om een vrouwelijke contactpersoon te hebben, want Frau verandert niet.

Datum

De datum schrijf je in het Duits met een punt achter de dag en ook achter de maand, als je deze als getal schrijft: 31.12.2021 of 31. Dezember 2021. Als je de maand uitschrijft, denk dan om de hoofdletter (August).

Duidelijk formuleren in e-mails

Probeer de zinnen kort te houden en geef duidelijk de reden van de e-mail aan. Vermijd overbodige omschrijvingen. Gebruik bijvoorbeeld niet können als je geen mogelijkheid of vaardigheid wilt uitdrukken. Als je een verzoek hebt, dan kun je dat eenvoudig met de gebiedende wijs en bitte uitdrukken:

Schicken Sie uns bitte eine Auftragsbestätigung.

Informieren Sie uns bitte über ...

Als afsluiting schrijf je meestal Mit freundlichen Grüßen (met vriendelijke groet). Na deze formulering staat geen komma.

Een bijlage is in het Duits een Anlage, in een e-mail noem je het Anhang, maar je mag ook Attachment zeggen.

Ook belangrijk: vaste formuleringen in brieven zijn vaak niet letterlijk te vertalen. Probeer niet te vertalen wat je in het Nederlands zou zeggen, maar gebruik onderstaande vaste formuleringen voor een e-mail of brief in het Duits.

Blijf op de hoogte blijven van onze blogs

Geschreven door Katja B. Zaich, trainer Duits bij Academie Aan de Angstel

Katja B. Zaich is Duitse en woont sinds 1996 in Nederland. Ze is gepromoveerde germaniste en werkt als taaltrainer, vertaler en auteur van het Prisma woordenboek.